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Percorso dell'ospite

Il percorso dell'ospite nel PMS: come tutti i processi sono interconnessi

Un PMS mostra appieno i propri vantaggi solo quando tutte le fasi del percorso del cliente sono collegate tra loro in modo sistematico.

Molti hotel considerano la prenotazione, il soggiorno e il pagamento come attività distinte. In realtà, però, fanno parte di un unico processo integrato. Qualsiasi interruzione di questa logica comporta un aumento del carico di lavoro e crea incertezza.

Il percorso dell'ospite come quadro di riferimento strutturale

Il percorso dell'ospite comprende tutti i punti di contatto tra l'ospite e l'hotel:

  1. Richiesta e/o prenotazione
  1. Preparazione al soggiorno
  1. Check-in
  1. Soggiorno
  1. Check-out
  1. Seguito

Un PMS deve collegare tra loro queste fasi.

Le rotture si verificano tipicamente in questi punti:

  • I dati degli ospiti non vengono importati integralmente
  • Le prestazioni vengono Systems al di fuori del Systems
  • Le modifiche di stato non sono visibili a tutti
  • I conteggi si basano su informazioni incomplete

Tali interruzioni incidono direttamente sull'esperienza degli ospiti e sull'efficienza.

La logica del processo in dettaglio

1. Prenotazione

Raccolta di tutti i dati rilevanti, compresa la segmentazione.

2. Preparazione al soggiorno

Stato della camera, servizi aggiuntivi, note interne.

3. Assistenza operativa

Documentazione di tutte le prestazioni e le modifiche.

4. Fatturazione

Assegnazione automatica di tutte le prestazioni e i pagamenti.

5. Rendicontazione

Trasferimento di tutti i dati in report strutturati.

Conclusione: ogni passo si basa su quello precedente.

Importanza strategica

Una rappresentazione coerente del soggiorno consente di:

  • Migliore analisi dei segmenti
  • Una chiara struttura dei clienti abituali
  • Andamento comprensibile del fatturato
  • Gestione più accurata dei prezzi

La mancanza di collegamenti riduce notevolmente queste possibilità.

Lista di controllo per le decisioni

  • I dati della prenotazione vengono trasferiti integralmente?
  • Le registrazioni relative alle prestazioni sono collegate direttamente al soggiorno?
  • I cambiamenti di stato sono trasparenti?
  • I rapporti si basano su dati completi relativi alla permanenza?

Il ruolo di ASA HOTEL

ASA HOTEL il percorso dell'ospite come un processo integrato nel PMS. Prenotazioni, anagrafica ospiti, servizi e reportistica sono perfettamente integrati tra loro, riducendo così i passaggi manuali.

Domande e risposte

Perché un software di prenotazione isolato non è sufficiente?
Perché copre solo una singola fase del percorso dell'ospite, ovvero la prenotazione. Senza una gestione integrata dei servizi, l'assegnazione dei pagamenti e il reporting, si creano interruzioni di processo tra la prenotazione, il soggiorno e la fatturazione. Le informazioni devono quindi essere trasferite o integrate manualmente, il che comporta fonti di errore e un carico di lavoro aggiuntivo. Un PMS end-to-end collega queste fasi in modo sistematico e crea una base dati coerente.

Il percorso dell'ospite è uguale per tutte le tipologie di hotel?
La logica di base rimane la stessa. Le differenze riguardano tuttavia gli aspetti operativi: gli hotel turistici puntano maggiormente sui pacchetti e sui soggiorni più lunghi, gli hotel business su un elevato turnover e sui profili aziendali, mentre gli hotel cittadini sulla domanda a breve termine. Il PMS deve essere in grado di gestire queste differenze in modo flessibile, senza perdere la struttura di base.

In che modo una logica di processo ben definita influisce sulla soddisfazione degli ospiti?
Gli effetti sono immediati. Se i dati delle prenotazioni vengono acquisiti correttamente, i servizi sono documentati in modo completo e i conteggi avvengono senza intoppi, l’ospite vive un soggiorno senza intoppi. Errori, ritardi o informazioni contraddittorie, invece, derivano spesso da catene di processi interni poco chiare. Una struttura ben definita dietro le quinte è quindi un fattore chiave per la qualità.

Qual è la fase più spesso sottovalutata?
Il follow-up dopo il soggiorno. Dati puliti e ben curati non solo consentono una corretta fatturazione, ma anche una segmentazione a lungo termine, un approccio mirato e un'analisi strategica. Chi trascura questa fase spreca un potenziale in termini di marketing, fidelizzazione dei clienti abituali e gestione dei prezzi.

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Quanto tempo richiede il passaggio dal mio vecchio software alberghiero ad ASA?

Prima di cambiare il PMS, i nostri esperti ASA collaborano con il vostro team per analizzare i flussi di lavoro dell'azienda e quali sistemi (ad esempio il sistema di cassa, i sistemi di chiavi, ecc.) sono già in uso e dovrebbero essere collegati. Di norma, i dati esistenti possono essere semplicemente trasferiti, in modo che, ad esempio, non vadano persi i dati dei clienti durante il passaggio. I nostri esperti ASA preparano il software in anticipo, in modo che funzioni in modo ottimale durante l'esercizio. Qui potete leggere come l'Hotel NIDUM di Seefeld ha vissuto il cambio di sistema. Per tutti i clienti ASA esistenti che sono interessati alla nuova interfaccia web di ASA: L'aggiornamento può essere attivato dal partner ASA con pochi clic e senza interrompere le operazioni. Ulteriori informazioni sull'aggiornamento di ASA sono disponibili qui: AGGIORNAMENTO

Qual è il processo che va dal contatto iniziale alla messa in funzione?

A seconda dei requisiti dell'operazione, il processo dal contatto iniziale alla messa in funzione può essere molto rapido o più dettagliato sulla base di precise analisi operative. In quest'ultimo caso, il processo può essere schematizzato come segue:

1. primo contatto

  • Richiesta dell'azienda
  • Scambio iniziale di informazioni via e-mail o telefono con i nostri esperti ASA
  • Appuntamento per una presentazione dimostrativa online o anche in loco

2. Avvio del progetto

  • Analisi dello stack tecnologico e dei processi esistenti nell'hotel, a partire dalla quale viene sviluppato un concetto di target.
  • Consulenza informatica alberghiera

3. Installazione

  • Preparazione: esportazione dei dati dal "vecchio programma" e preparazione dei dati per l'importazione, preparazione del database con la creazione delle categorie, delle camere, dei listini prezzi, dei codici IVA, ecc. (ovviamente questi dati possono essere modificati o ampliati dall'utente in qualsiasi momento)
  • Connessione ai sistemi IT esistenti dell'hotel
  • A seconda delle dimensioni dell'hotel, gli esperti ASA supportano anche la messa in funzione live del sistema in loco.

4. Know-how

  • Anche prima della messa in funzione, vengono condotte sessioni di formazione individuale online o in loco. Durante le sessioni di formazione, le strutture hanno la possibilità di far partecipare tutti i dipendenti o di concentrarsi sulla formazione di utenti chiave precedentemente definiti.Per tutti gli autodidatti è disponibile la "guida" del software alberghiero ASA o anche i video didattici dei nostri esperti ASA.
  • Corsi ASA e su diverse tematiche vengono offerti regolarmente online o in sede: CORSI

5 Aiuto e supporto

  • L'assistenza è una priorità assoluta per ASA. Gli esperti ASA sono composti da professionisti del settore alberghiero e specialisti IT e sono a disposizione degli utenti ASA 365 giorni all'anno. I nostri utenti e i nostri esperti ASA intrattengono rapporti di lunga data e di solito si conoscono personalmente.

6. Aggiornamenti

  • Tutti i clienti ASA ricevono regolarmente aggiornamenti con nuove caratteristiche, strumenti e funzioni. Gli aggiornamenti sono importanti anche per stare al passo con il quadro normativo. Per garantire che tutti gli utenti conoscano le ultime funzionalità, sono previste consulenze di aggiornamento e corsi di formazione, oltre a una newsletter di aggiornamento con spiegazioni e grafici.
Quali interfacce offre ASA HOTEL?

ASA HOTEL è il centro di controllo dell'operazione. Il PMS consente uno scambio di dati flessibile e sicuro con centinaia di soluzioni software, hardware e altri sistemi esterni. Inoltre, ASA HOTEL offre uno scambio di dati configurabile in modo flessibile e diverse interfacce standard. Ciò significa che innumerevoli altri sistemi possono essere collegati al programma alberghiero. Un elenco dei sistemi partner è disponibile qui: INTERFACCE

Dove è disponibile ASA HOTEL ?

ASA HOTEL è utilizzato da strutture ricettive in Germania, Italia, Austria e Svizzera. A seconda del Paese, potete rivolgervi ai nostri esperti ASA o contattarci direttamente e inoltreremo la vostra richiesta direttamente al partner di riferimento.

Che cos'è un software gestionale per hotel?

"Un software alberghiero è un programma specifico per il settore che mappa i processi aziendali di una struttura ricettiva e le cui singole funzioni del programma supportano in modo completo i dipendenti di un hotel. Il software alberghiero dovrebbe includere funzioni delle aree front-office, mid-office e back-office, nonché funzioni che supportano le attività operative dell'hotel e la direzione dell'hotel nel prendere decisioni strategiche." Jerzy Jaworski in "Software di settore per l'industria alberghiera nella regione D-A-CH" del 2015.

ASA HOTEL rientra chiaramente nella categoria dei software alberghieri e supporta non solo il front, mid e back office, ma anche molte altre aree. Grazie a numerose funzioni innovative, a moduli flessibili e a un ampio Marketplace, ASA HOTEL semplifica i flussi di lavoro.

Sono una piccola impresa, ho bisogno di un software gestionale?

Le aziende ricettive di tutte le dimensioni, dai piccoli appartamenti agli hotel multiproprietà, si affidano a ASA HOTEL. Poiché il software è modulare, può essere assemblato nel modo in cui l'azienda ne ha bisogno, cioè per le piccole imprese il software è molto semplice e chiaro. Con ASA SMALL abbiamo creato un pacchetto entry-level di grande impatto. ASA SMALL si adatta perfettamente alle esigenze delle piccole imprese e, grazie al sistema flessibile di moduli, cresce facilmente con l'azienda. AL SOFTWARE

Multi Property: ASA HOTEL è in grado di farlo?

Le sedi alberghiere distribuite si fondono con ASA HOTEL per formare un'unità strategica comune. A seconda dell'orientamento e della gestione delle strutture, esistono diverse opzioni per la gestione multiproprietaria in ASA HOTEL :

1. tutti gli hotel sono gestiti come imprese indipendenti, ma accedono a un database centrale degli ospiti.

Per le strutture fortemente collegate in rete, il software alberghiero può anche essere configurato in modo tale che tutte le camere di tutte le strutture siano gestite in un quadro prenotazioni comune. Valutazioni, metriche e rapporti possono essere generati sulla base del singolo stabilimento o anche in totale per tutti gli stabilimenti.

La gestione multi-proprietà di ASA HOTEL è utilizzata dagli albergatori che gestiscono diverse case/attività commerciali e dalle aziende che si occupano della gestione centralizzata di appartamenti per vacanze di vari proprietari.

Come direttore d'albergo, sono interessato a metriche e statistiche. Cosa offre ASA HOTEL a questo proposito?

Pickup, pickdown, OTB, OR, ARR, RevPar, TRevPor, TRevPAR, dati sul fatturato e sui pernottamenti secondo vari criteri, ecc. - Le cifre chiave e le analisi illustrano i processi dell'hotel e aiutano a gestire l'attività con successo e a raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Per noi di ASA questo è chiarissimo. In quanto centro dati, il software alberghiero è il fulcro dei dati da cui vengono generate analisi e cifre chiave. Grazie a report come il Performance o il Manager Report, che vengono inviati automaticamente al direttore dell'hotel come e-mail giornaliera, e a dashboard che vengono compilati dinamicamente a seconda dell'area e dell'utente, offriamo a tutti gli amanti dei numeri innumerevoli possibilità. Gli algoritmi e gli script di apprendimento automatico portano gli albergatori a un nuovo livello di analisi dei dati e consentono un nuovo tipo di previsione futura. Il software alberghiero di ASA offre già oggi molto in questo campo, ma offrirà molto di più in futuro. Grazie all'attenzione rivolta all'apprendimento automatico e alla business intelligence, i futuri aggiornamenti di ASA offriranno molte nuove funzioni, analisi, previsioni e raccomandazioni per l'azione.

Qual è il nuovo Web-Upgrade?

Per tutti coloro che già lavorano con ASA HOTEL . Abbiamo una buona notizia per voi: con l'aggiornamento web di ASA HOTEL , tutte le funzioni abituali sono ancora disponibili, ma in un'interfaccia nuova e moderna. Qual è il segreto del Web-Upgrade? Con l'aggiornamento web, continuate a utilizzare ASA HOTEL con tutti i vostri dati e le vostre funzioni come al solito. Con il Web-Upgrade non dovrete cambiare il software, ma riceverete una nuova e moderna interfaccia del programma, con la quale potrete utilizzare il vostro software alberghiero anche su tablet o smartphone. Inoltre, potete accedere al vostro ASA HOTEL tramite un link con qualsiasi browser internet, da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo. Potete continuare a utilizzare il vostro ASA HOTEL con un nuovo design come prima, installato localmente a casa vostra, oppure passare al cloud e utilizzare ASA HOTEL come Software as a Service (SaaS). Inoltre, riceverete molte nuove funzioni e metriche sulla vostra attività: presentate in modo semplice e chiaro nella vostra dashboard personale ASA.

Potete trovare maggiori informazioni QUI.

Posso contare su ASA a lungo termine?

Il mercato del software alberghiero è molto volatile, come dimostra il confronto degli studi sul software alberghiero dell'Università di Heilbronn. ASA esiste dal 1989, e fin dall'inizio ci siamo concentrati sullo sviluppo di software alberghiero, da DOS a Java e ora nel 2023 ASA HOTEL con una nuova interfaccia, cloud e abilitata al web. E non abbiamo ancora finito. Siamo un team misto di sviluppatori esperti e giovani motivati, product manager, data scientist e professionisti della gestione alberghiera. Il cambio generazionale è stato completato e ci stiamo concentrando su una crescita organica e sana a lungo termine. Manteniamo ciò che promettiamo.

Dove posso trovare aiuto e risposte alle mie domande?

I nostri esperti ASA si occupano da decenni di centinaia di strutture ricettive e conoscono a fondo i processi del settore alberghiero. Ogni cliente ASA ha il proprio esperto ASA al suo fianco. Gli esperti ASA e i loro helpdesk vi consiglieranno, vi supporteranno nella configurazione e nella manutenzione del software, vi forniranno formazione e saranno disponibili a rispondere alle vostre domande 365 giorni all'anno. Chiamate il vostro partner commerciale ASA o inviategli un'e-mail. I dati di contatto sono disponibili QUI.

Nel Centro assistenza ASA(help.asahotel.com) potete trovare tutto ciò che vi serve per ottenere il massimo da ASA HOTEL . Dai manuali dettagliati alle notizie di aggiornamento, fino agli articoli di approfondimento su argomenti specifici: qui potrete trovare risposte rapide e semplici alle vostre domande. Utilizzate il Centro assistenza per approfondire le vostre conoscenze e rendere più efficienti i vostri processi.

Come faccio a scegliere l'esperto ASA giusto per me e per la mia azienda?

I nostri partner di vendita sono aziende selezionate con le quali lavoriamo a stretto contatto da anni o decenni e con le quali siamo regolarmente in contatto. Qui potete filtrare i partner per paese e contattarli direttamente. Alcuni dei nostri partner hanno sede in Alto Adige e forniscono consulenza e assistenza alle imprese ricettive dell'intera regione D-A-CH-I. Selezionate semplicemente un partner ASA e chiedete una consulenza personale o scriveteci direttamente e un partner commerciale ASA vi contatterà immediatamente. Agli esperti ASA.

Dove posso trovare un centro di assistenza online con informazioni importanti su ASA HOTEL?

Il Centro Assistenza ASA è disponibile all'indirizzo help.asahotel.com
Nel Centro Assistenza ASA troverete tutto ciò che vi serve per utilizzare al meglio l'ASA Hotel. ASA HOTEL in modo ottimale. Dai manuali dettagliati alle notizie di aggiornamento, fino agli articoli di approfondimento su argomenti specifici: qui potrete trovare risposte rapide e semplici alle vostre domande. Utilizzate l'Help Centre per approfondire le vostre conoscenze e rendere più efficienti i vostri processi.

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